Vnitřní oznamovací systém HOCHTIEF Whistleblower

Jednání spočívající zejména v porušování právních a vnitropodnikových předpisů nebo etických pravidel chování, může společnosti HOCHTIEF způsobit velké škody. V globalizované ekonomice mají společnosti také odpovědnost za dodržování a ochranu lidských práv ve svém vlastním podnikání a v rámci svých dodavatelských řetězců. HOCHTIEF se zavazuje zajistit, že lidská práva nebudou porušována ani ve společnostech skupiny, ani ze strany dodavatelů a obchodních partnerů. Pokud jsou zjištěna porušení, HOCHTIEF okamžitě napraví pochybení nebo pracuje na zlepšení situace. Aby bylo možné včas odhalit porušení a pochybení a přijmout účinná preventivní a nápravná opatření, má HOCHTIEF již několik let zaveden postup pro podávání a vyřizování oznámení o porušování pravidel.

Na podporu vnitřního oznamovacího systému HOCHTIEF Whistleblower připravilo oddělení Compliance kampaň, jejíž součástí je i video, které vám přiblíží, jak systém používat, jaká oznámení lze učinit a jak bude s podanými informacemi zacházeno. Video můžete shlédnout zde.

Jaká protiprávní jednání lze oznamovat?

Oznámení se může týkat jakéhokoliv možného porušování právních a vnitropodnikových předpisů či etických pravidel chování, bez ohledu na to, zda se oznámení týká jednání, k němuž došlo nebo má dojít u společnosti HOCHTIEF, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo pokud oznamovatel byl nebo je v kontaktu se společností HOCHTIEF v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti a které:

má znaky trestného činu;
má znaky přestupku, za který zákon stanoví sazbu pokuty, jejíž horní hranice je alespoň 100 000 Kč;
porušuje zákon o ochraně oznamovatelů
porušuje jiný právní předpis nebo předpis Evropské unie v oblasti:

finančních služeb, povinného auditu a jiných ověřovacích služeb, finančních produktů a finančních trhů,
daně z příjmů právnických osob,
předcházení legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu,
ochrany spotřebitele,
souladu s požadavky na výrobky včetně jejich bezpečnosti,
bezpečnosti dopravy, přepravy a provozu na pozemních komunikacích,
ochrany životního prostředí,
bezpečnosti potravin a krmiv a ochrany zvířat a jejich zdraví,
radiační ochrany a jaderné bezpečnosti,
hospodářské soutěže, veřejných dražeb a zadávání veřejných zakázek,
ochrany vnitřního pořádku a bezpečnosti, života a zdraví,
ochrany osobních údajů, soukromí a bezpečnosti sítí elektronických komunikací a informačních systémů,
ochrany finančních zájmů Evropské unie, nebo
fungování vnitřního trhu včetně ochrany hospodářské soutěže a státní podpory podle práva Evropské unie.

Kdo může oznámení podat?

Oznámení může podat jakákoliv fyzická osoba bez ohledu na to, zda vykonává či vykonávala pro společnost HOCHTIEF práci nebo jinou obdobnou činnost, v souvislosti s níž oznámení podává.

Prací nebo jinou obdobnou činností se rozumí:

závislá práce vykonávaná v základním pracovněprávním vztahu,
služba
samostatná výdělečná činnost,
výkon práv spojených s účastí v právnické osobě,
výkon funkce člena orgánu právnické osoby,
plnění úkolů v rámci činnosti právnické osoby, v jejím zájmu, jejím jménem nebo na její účet,
správa svěřenského fondu,
dobrovolnická činnost,
odborná praxe, stáž, nebo
výkon práv a povinností vyplývajících ze smlouvy, jejímž předmětem je poskytování dodávek, služeb, stavebních prací nebo jiného obdobného plnění.

Komu a jak podezření na protiprávní jednání oznámit?

HOCHTIEF nabízí různé způsoby podání oznámení o protiprávním jednání nebo o porušování vnitřních předpisů. Oznamovatel může oznámení podat v zásadě libovolným způsobem osobně, telefonicky nebo písemně.

Oznamovatelům je k dispozici zejména webový Oznamovací systém HOCHTIEF Whistleblower na adrese: hochtief.integrityline.com/frontpage

Dále se oznamovatel může se svým oznámením obrátit na Compliance Officera:

JUDr. Jan Trübswasser

Plzeňská 16/3217, 150 00 Praha 5

Tel. +420 257 406 020

E-mail: compliance@hochtief.cz

Oznamovatelů je k dispozici i Ombudsman mateřské společnosti HOCHTIEF AG se sídlem v Německu: +49 30 88625254 (pouze v německém a anglickém jazyce).

Jak je chráněna identita oznamovatele?

Přístup k oznámením má u společnosti HOCHTIEF pouze Compliance Officer – tedy osoba pověřená přijímáním a vyřizováním oznámení podaných prostřednictvím vnitřního oznamovacího systému. Compliance Officer není oprávněn komukoliv poskytovat informace, které by mohly zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení. Totožnost oznamovatele nelze bez jejího písemného souhlasu prozradit nikomu dalšímu. Výjimku představuje pouze situace, kdy je Compliance Officer povinen ze zákona povinen tyto informace poskytnout příslušným orgánům veřejné moci.

Povinnost zachovávat důvěrnost se netýká pouze totožnosti, ale vztahuje se i na jakékoli další informace, z nichž by bylo možné přímo či nepřímo určit identitu oznamovatele nebo jiných chráněných osob (a tím zmařit nebo ohrozit účel podávání oznámení).

Lze podat anonymní oznámení?

Oznamovatel může podat své oznámení anonymně prostřednictvím všech oznamovacích kanálů. V tomto případě společnost HOCHTIEF nepřijme žádná opatření ke zjištění totožnosti oznamovatele.

Oznamovatel by měl mít na paměti, že v případě anonymního oznámení není možné (nebo jen velmi omezeně) navázat komunikaci mezi společností HOCHTIEF a oznamovatelem. Zkušenosti však ukázaly, že k úplnému objasnění oznámení jsou nutné další informace a navazující šetření.

Jak bude oznámení vyřizováno?

Oznámení bude v rámci vnitřního oznamovacího systému přiděleno Compliance Officerovi, který má povinnost oznámení ve stanovené lhůtě zpracovat a o výsledku posouzení vždy vyrozumět oznamovatele.

Po přijetí oznámení bude vždy posuzována důvodnost podaného oznámení a v případě, že je oznámení vyhodnoceno jako důvodné, budou společnosti HOCHTIEF, které se oznámení týká, ze strany Compliance Officera doporučena k přijetí opatření k nápravě nebo předejití protiprávnímu stavu.

V průběhu prošetřování může Compliance Officer požádat oznamovatele o objasnění sdělených informací nebo o poskytnutí dodatečných informací.

Postoupení oznámení k dalšímu šetření orgánu veřejné moci je podmíněno souhlasem oznamovatele (až na obecnou povinnost oznamovat trestné činy podle § 368 trestního zákoníku), i v takovém případě však musí být zachována ochrana jeho totožnosti. Výjimkou z uvedeného pravidla je nicméně situace, kdy by sdělení totožnosti oznamovatele bylo povinností podle některého právního předpisu (např. ve vztahu k orgánům činným v trestním řízení či přestupkovým orgánům), ovšem i o této skutečnosti musí být oznamovatel vyrozuměn.

Jak rychle bude oznámení vyřízeno?

Do 7 kalendářních dnů oznamovatel musí obdržet potvrzení o tom, že oznámení bylo přijato, a nejpozději do 30 dnů od přijetí oznámení oznamovatel obdrží vyrozumění o tom, jakým způsobem bylo oznámení posouzeno. Lhůta na prošetření může být ve složitých případech dvakrát prodloužena o 30 dnů (celkem tedy na 90 dnů).

Jak je oznamovatel chráněn před odvetnými opatřeními?

HOCHTIEF netoleruje žádný nátlak, odvetná opatření nebo represe vůči oznamovatelům, ale také vůči všem ostatním osobám, které přispívají k podpoře dodržování předpisů ve společnosti HOCHTIEF. Každý oznamovatel, je chráněn před jakýmikoliv odvetnými opatřeními, kterým by mohl být vystaven - i když jen nepřímo - v souvislosti s oznámením. Společnost HOCHTIEF tak zajišťuje, aby žádný oznamovatel nebyl v důsledku dodržování zákonů a vnitřních předpisů společnosti HOCHTIEF znevýhodněn ve společnosti nebo v obchodním styku s ní.

Jak bude postupováno v případě, že oznámení nebude shledáno důvodným?

Oznamovací systém nesmí být zneužíván k falešným obviněním a oznamování vědomě nepravdivých informací. Nepravdivým oznámením se rozumí oznámení informací, o nichž neměl oznamovatel oprávněné důvody se domnívat, že jsou pravdivé.

Oznamovatel si nemusí být absolutně jist, že k oznamovanému jednání skutečně došlo, dochází či má dojít v budoucnu, nicméně pravdivosti oznamovaných informací musí nasvědčovat okolnosti.

Podání vědomě nepravdivého oznámení je přestupkem, za který lze uložit pokutu do 50 000 Kč.